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Social Media Policy: a cosa serve, come scriverla, esempi

Cos’è la Social Media Policy?

Dopo l’ultimo post come diventare social media manager, dove ho descritto tutte le caratteristiche che dovrebbe avere un SMM, mi sono posto la domanda “Ma basta solo questo o c’è dell’altro?”. Svolgere questo tipo di mestiere presuppone tanta conoscenza, molti si rinchiudono in quei tre quattro post al giorno e pensano che è finita lì, invece no.

Chi si è mai trovato a scrivere la Social Media Policy aziendale? Penso pochi, pochissimi.

Leggi e vedi se ti riconosci in uno di questi punti:

  • Non si conosce nemmeno l’esistenza di questo documento.
  • Non ti è stato mai chiesto.
  • Non sai a cosa può essere utile.
  • Non hai mai gestito aziende ben strutturate

Questi potrebbero solo alcuni dei motivi che non ti hanno mai fatto sviluppare una social media policy.

Quindi a cosa serve una social media policy?

La social media policy è un documento scritto dal Social Media Manager, in collaborazione con il cliente, che stabilisce le “regole” per la gestione dei Social aziendali.

Le regole sono tutte quelle norme che aiutano l’azienda a comunicare su i social, ad esempio quali sono i commenti autorizzati, accettati, che valenza hanno i post pubblicati da parte dell’azienda ecc.

Come si scrive la Social Media Policy?

Sapendo il motivo per cui scrivere la SMP, ora bisogna anche capire come scriverla.

Non può essere scritta senza il supporto/indicazione del cliente, perché è lui che decide, sotto consiglio del suo SMM, come presentare l’azienda su i social.

Scrivere una buona social media policy argina i problemi che potrebbero nascere con i dipendenti e con gli utenti, spiego il perché.

Una social media policy detta le regole d’uso dei social aziendali, quindi saranno specificati gli orari di utilizzo, modo e tempo di pubblicazione, moderazione dei commenti ecc. ma sarà utile anche ai dipendenti per capire come gestire il social, come commentare e come porsi sul social network.

Non bisogna dimenticare che l’immagine aziendale è data dal brand, ma è sostenuta dai dipendenti, esempio: c’è un azienda finanziaria, che si occupa di investimenti, fondi ecc. ha un ottima comunicazione aziendale online e offline. I suoi dipendenti sono tutti ottimi professionisti, persone che amano il loro lavoro. Qualcuno tende a pubblicare foto delle sue feste private, dove si vede lui completamente ubriaco, con atteggiamenti poco qualificabili.

Ora, l’azienda, come può chiedere ad un cliente di poter gestire i suoi soldi, quando tra le file dei suoi impiegati ha una persona poco raccomandabile? Che non esprime sicurezza? Il cliente non andrà mai dall’azienda.

Questo è solo un piccolo esempio, ma si potrebbe parlare all’infinito.

Quindi avere una buona social media policy potrebbe evitare spiacevoli situazioni e perdite di soldi.

Social Media Policy Interna o Esterna?

Questo tipo di domanda è legata semplicemente al fatto che questo tipo di documento può essere scritto per una gestione dei social interna all’azienda, cioè è rivolta ai suoi dipendenti e fornisce le indicazioni su come deve essere gestita la presenza Social dell’azienda e l’uso dell’account aziendale.

I contenuti da dover tener presenti per una Social Media Policy Interna sono:

  • Indicare quali sono le informazioni aziendali che possono essere condivise.
  • Suggerire il tipo di linguaggio da dover adottare.
  • Gli obiettivi social che si vogliono perseguire.
  • Scrivere esplicitamente come poter utilizzare il brand e tutti i contenuti relativi ad esso.

Per quanto riguarda la Social Media Policy Esterna, cioè quella rivolta agli utenti, il più delle volte viene associata, nel gergo del web, al regolamento di una pagina social, una community ecc. Diciamo che le prime risalgono a quelle dei Forum.

Ricordo che in alcuni Forum, non si poteva pubblicare un post liberamente, se non prima di aver scritto un post nella sezione “Presentati”, forse è un ricordo da anziano…ma è così 😀 .

In questa Social Media Policy devi annotare tutto quello che i partecipanti ad una community non devono fare. Di solito i punti sono:

  • Spiegazione e messa in evidenza del regolamento della community.
  • Linguaggio, che non deve essere mai offensivo.
  • Spirito di collaborazione, perché nessuno è nato imparato.
  • Usare il tasto di ricerca così da evitare post duplicati.
  • Le sanzioni per chi infrange qualche regola del gruppo.
  • I ruoli presenti all’interno di una community, con le relative mansioni.

Uhm….diciamo che ad occhio e croce dovrebbe bastare così, però questa è un po’ più semplice ed è molto più soggettiva. Nel senso che molte delle cose che ho elencato sono strettamente legate al tipo di community a cui ci si rivolge. Quindi la devi prendere in considerazione a seconda del caso che devi regolamentare.

Modello di Social Media Policy

Mi rendo conto che dover scrivere un documento così, su due piedi, non deve essere semplice specialmente se non l’hai mai fatto.

Quindi ho pensato di pubblicare un modello di social media policy interna quella meno usata e conosciuta, così sai da dove partire. Il file è un pdf compilabile così potrai utilizzarlo per più clienti, queste sono le immagini del modulo

Qui sotto puoi scaricare il file

Ovviamente questo modulo è orientativo, però ti posso dire che per come è scritto può essere usato per ogni tipo di azienda, ente ecc.

Se invece vuoi qualcosa di più personalizzato puoi contattarmi qui oppure puoi utilizzare uno dei miei social segnalati nel mio blog o chiedere nei commenti sotto.

Se invece vuoi degli esempi di social media policy…

Innanzitutto ti voglio segnalare la social media policy della camera dei deputati, questo potrebbe essere un buon esempio di come un ente può scrivere un documento del genere.

Come azienda italiana, ho trovato un azienda di prodotti medici per diagnosi. A dire la verità non la conosco per niente, quindi non ti so dire se è più o meno famosa, però ha dedicato una pagina del sito web a questo tipo di documento, social media policy di Pentax Medical.

Spero che questo articolo ti sia tornato utile e che tu davvero possa intraprendere la strada del web nel migliore dei modi, non è un percorso semplice però può portare a delle belle soddisfazioni.

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